Die Mär der Beratungsprotokolle

Bereits im letzten Jahr wurde in der Finanzbranche und in den Medien heiß diskutiert, ob und inwieweit die Anfertigung eines Beratungsprotokolls nach einem Anlagegespräch dem Kunden nütze und es wurde deutlich gemacht, dass die Praxis der Beratungsdokumentation häufig Defizite aufweist.  Laut einer in Auftrag gegebenen Studie der Bundesregierung sind viele Beratungsprotokolle aufgrund ihrer Beschaffenheit und Vollständigkeit unzureichend und nur jeder Vierte Verbraucher bekommt überhaupt ein Beratungsprotokoll nach der Anlageberatung überreicht. Die rechtssichere und lückenlose Beratungsdokumentation ist, wie die Studie zeigt, keine Selbstverständlichkeit und zum Teil unzureichend in den Köpfen der Finanzberater verankert. Die Gründe dafür scheinen zu sein, dass die Beratungsdokumentation zum Teil arbeitsaufwändig und detailreich ist. Durch die Fülle an zu dokumentierenden Informationen werden Angaben häufig vergessen oder anders dargestellt, als sie im Beratungsgespräch besprochen worden sind. Der Arbeitsaufwand für die Beratungsdokumentation ist durch die gesetzlichen Regulierungen mittlerweile im Vergleich zur Dauer des Gesprächs mit dem Kunden stark angestiegen.

Keine klassische Beratungssituation

Insbesondere wenn Situationen eintreten, deren Ablauf nicht der gewöhnlichen Beratungssituation entsprechen, ist eine plausible Dokumentation häufig schwierig. Wenn zum Beispiel, das Beratungsgespräch nicht beim Berater in der Bank stattfindet, sondern beim Kunden zu Hause oder via Telefon und Web, steht der Berater vor der Herausforderung, diese Tatsachen lückenlos und verständlich zu dokumentieren. Wird das Beratungsprotokoll nicht direkt vom Kunden unterschrieben, kommt der Berater bei einer Compliance-Prüfung in Erklärungsnot. Diese Situationen können ihn seinen Job kosten.

Dokumentation: Dank der richtigen Software ein Kinderspiel

Abhilfe bieten jedoch entsprechende Softwarelösungen, die die Beratungsdokumentation wesentlichen vereinfachen und eine lückenlose und rechtssichere Protokollierung gewährleisten. Eine stringente und juristisch korrekte Beratungsdokumentation kann dank der Softwarelösung munio in einfachen Schritten vollzogen werden, ohne, dass dem Berater bei der Wirtschaftsprüfung der Angstschweiß  auf der Stirn stehen muss.

Das Bundesjustizministerium brachte im letzten Jahr die Frage in die Diskussion ein, ob man Beratungsprotokolle „nicht standardisieren sollte, damit bestimmte Punkte in jedem Fall immer abgefragt und dokumentiert werden“.[1] Eine eben solche Standardisierung bietet munio schon heute. Der Dokumentationsprozess ist stufenartig und systematisch aufgebaut. Die einzelnen Dokumente müssen der Reihe nach vervollständigt werden, um mit dem nächsten Schritt beginnen zu können (siehe Abb. 1).

Beratungsdokumentation

Abb. 1: Die Schritte der Beratungsdokumentation in munio.

Beratungsdokumentation_munio

Abb. 2: Dokumentation der Uhrzeit, des Datums und der Dauer des Beratungsgesprächs.

Wird ein Feld vergessen, kann die Dokumentation nicht fortgesetzt werden. Die roten Umrandungen der Pflichtfelder (siehe Abb. 2) helfen dem Berater, alle nötigen Angaben zu machen und die Dokumentation korrekt vorzunehmen.

Einzelne Abweichungsszenarien, wie zum Beispiel die spätere Zustellung des Beratungsprotokolls auf dem Postweg, die Abweichung der Risikoklasse oder eine Telefon- und Webberatung lassen sich darüber hinaus ebenfalls dokumentieren. Die abschließende Beratungsprozessdokumentation dokumentiert die einzelnen Schritte sowie das Datum und die Uhrzeit. Die Abläufe folgen innerhalb der Software der Chronologie der Gegebenheiten und bieten dem Berater die Möglichkeit, auch Beratungsszenarien, die nicht der alltäglichen Beratungssituation entsprechen, lückenlos und rechtssicher zu dokumentieren. So macht Beratungsdokumentation wieder Spaß und gibt Ihnen, den Finanzberatern wieder mehr Zeit für Ihre Kunden.

Sollten Sie Fragen zur Beratungsdokumentation mit munio haben, schreiben Sie uns an info@dser.de oder rufen Sie uns an unter 03581 – 37 4 99 0.

[1] Billen, Gerd zitiert in: Viel Geschreibsel für nichts. Süddeutsche Zeitung vom 25.06.2014.

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